Skriftlig Varning Mall

Huvudfunktioner

Denna Skriftlig Varning Mall är utformad för att ge arbetsgivare ett enkelt och effektivt sätt att utfärda skriftliga varningar till anställda. Mallen hjälper till att dokumentera överträdelser, säkerställa rättvis behandling och upprätthålla ett tydligt spår av händelser för framtida referens. Några av de viktigaste funktionerna inkluderar:

• Standardiserad layout: Mallen är utformad för att säkerställa att alla viktiga aspekter av en skriftlig varning täcks på ett konsekvent sätt.
• Lättanpassad: Du kan enkelt anpassa mallen med företagets logotyp, specifik information om händelsen samt detaljer om den aktuella anställde.
• Tydliga anvisningar: Mallen inkluderar vägledning och exempel på hur man fyller i varje avsnitt, vilket gör processen enkel och intuitiv.
• Rättssäkert: Mallen är utformad för att följa gällande arbetslagstiftning och arbetsplatsnormer, vilket minskar risken för juridiska problem.

---

Användningsexempel

Att använda Skriftlig Varning Mall kan vara avgörande i flera olika arbetsplats-scenarier. Här är några exempel på hur mallen kan användas:

• Upprepade sen ankomst: En anställd har upprepade gånger kommit för sent till arbetet trots muntliga varningar. Arbetsgivaren kan använda denna mall för att utfärda en formell varning och dokumentera situationen.
• Brott mot företagspolicy: En medarbetare bryter mot företagets riktlinjer eller policys, såsom att inte följa säkerhetsföreskrifterna. En skriftlig varning kan utfärdas med hjälp av mallen för att officiellt registrera överträdelsen.
• Oacceptabel uppförande: En anställd visar upp ett olämpligt beteende gentemot kollegor eller kunder. Denna mall kan användas för att tydligt kommunicera den oacceptabla handlingen och konsekvenserna av fortsatt beteende.

---

Innehåll i mallen

Mallen är noggrant strukturerad för att täcka alla nödvändiga delar av en skriftlig varning. Här är en översikt över vad som ingår i mallen:

• Företagsinformation: Plats för att fylla i företagets namn, logotyp och kontaktinformation.
• Anställdes information: Sektion för att inkludera den anställdes namn, avdelning och titel.
• Datum: Datum för när varningen utfärdas.
• Beskrivning av händelsen: Detaljerad beskrivning av den överträdelse eller beteende som ledde till varningen.
• Föregående varningar: Om applicerbart, utrymme för att dokumentera tidigare muntliga eller skriftliga varningar.
• Konsekvenser: Tydligt ange de konsekvenser som den aktuella varningen medför, samt vad som förväntas av den anställde framöver.
• Uppföljning: Plan för uppföljning och åtgärder som skall vidtas för att säkerställa att problemet inte upprepas.
• Signaturer: Avsnitt för signaturer från både arbetsgivaren och den anställde för att bekräfta mottagandet av varningen.

---

1. När bör en skriftlig varning ges till en medarbetare?

En skriftlig varning bör ges när en medarbetares beteende eller arbetsinsats inte förbättras trots muntliga varningar eller när problemet är så pass allvarligt att direkta åtgärder krävs. Vanliga situationer kan inkludera:

• Allvarliga brott mot företagets policy eller regler.
• Upprepade fall av frånvaro eller sena ankomster.
• Oacceptabelt beteende såsom trakasserier eller mobbning.
• Allvarliga fel i arbetsuppgifter som kan skada företaget.

---

2. Vilken information måste inkluderas i en skriftlig varning?

En skriftlig varning bör vara tydlig och omfattande för att undvika missförstånd och rättsliga problem. Den bör inkludera följande information:

• Meddelandets datum: Det datum då varningen utfärdas.
• Namn på berörd medarbetare: Fullständigt namn på den som varningen riktas till.
• Beskrivning av överträdelsen: En detaljerad och specifik beskrivning av vad som har hänt.
• Konsekvenser: Vilka konsekvenser överträdelsen har haft eller kan ha.
• Förväntad förbättring: Vad som krävs av medarbetaren för att undvika framtida disciplinära åtgärder.
• Tidsram: Tid inom vilken förbättring förväntas ses.
• Eventuella stödåtgärder: Vilka resurser eller stöd som erbjuds för att hjälpa medarbetaren att förbättra sig.
• Möjliga konsekvenser vid utebliven förbättring: Tydliga indikationer på vad som händer om förbättring inte sker, exempelvis uppsägning.
• Signatur: Namn och signatur av den som utfärdar varningen samt mottagarens signatur.

---

3. Hur säkerställer man att den skriftliga varningen följer arbetslagstiftningen?

För att säkerställa att en skriftlig varning följer arbetslagstiftningen, bör följande steg tas:

• Konsultera arbetslagstiftningen: Se till att varningen följer gällande lagstiftning och kollektivavtal.
• Få juridisk rådgivning: Vid tveksamheter, rådfråga en arbetsrättsjurist.
• Följ företagets interna policyer: Se till att varningen är i linje med företagets egna policyer och riktlinjer.
• Dokumentera all tidigare kommunikation: Ha skriftliga belägg för eventuella muntliga varningar och möten som lett fram till den skriftliga varningen.

---

4. Vad är bästa sättet att leverera en skriftlig varning till en anställd?

Bästa sättet att leverera en skriftlig varning är att göra det på ett professionellt och respektfullt sätt:

• Boka ett formellt möte: Schemalägg ett privat möte med medarbetaren.
• Var direkt och tydlig: Gå igenom varningen punkt för punkt under mötet.
• Ge möjlighet till reaktioner: Låt medarbetaren ställa frågor och framföra sina synpunkter.
• Dokumentera mötet: För anteckningar under mötet och be medarbetaren att kvittera mottagandet.
• Följ upp: Planera in ett uppföljningsmöte för att utvärdera eventuella förbättringar.

---

5. Hur dokumenteras och arkiveras en skriftlig varning korrekt?

Att dokumentera och arkivera en skriftlig varning korrekt är avgörande för att säkerställa transparens och möjliggöra uppföljningar:

• Skriv tydliga anteckningar: Dokumentera alla steg, från det första mötet till den skriftliga varningen.
• Signaturer: Säkerställ att både arbetsgivare och medarbetare signerar varningen.
• Statusrapport: Notera eventuella svar eller kommentarer från medarbetaren.
• Arkivering: Förvara varningen i medarbetarens personliga akt i ett säkert och konfidentiellt utrymme.
• Digital kopia: Skanna och lagra en digital kopia i företagets HR-system.

---

6. Vilka steg bör man ta om medarbetaren inte håller med om varningen?

Om en medarbetare inte håller med om varningen, bör följande steg övervägas:

• Lyssna och dokumentera: Låt medarbetaren förklara sin syn och dokumentera allt.
• Föreslå en oberoende utvärdering: Om möjligt, låt en tredje part (t.ex. en annan chef eller HR) granska situationen.
• Mötesanteckningar: Dokumentera mötet och låt medarbetaren skriva under att han/hon mottagit varningen, även om de inte håller med.
• Överväg dialog: Diskutera möjliga lösningar eller kompromisser som kan återspegla både arbetsgivarens och medarbetarens ståndpunkter.
• Slutlig resolution: Om ingen överenskommelse kan nås, dokumentera detta och informera om möjliga nästa steg.

---

7. Kan en skriftlig varning påverka framtida anställningsbeslut?

Ja, en skriftlig varning kan påverka framtida anställningsbeslut. Dess effekter kan vara:

• Befordringar: En varning kan påverka chanserna för framtida befordringar eller utvecklingsmöjligheter.
• Lönesättning: Varningar kan påverka framtida lönerevisioner och bonusbeslut negativt.
• Arbetsuppgifter: Det kan leda till förändringar i arbetsuppgifter eller ansvar.
• Anställningstrygghet: Upprepade varningar kan leda till uppsägning eller andra rättsliga åtgärder.

---

Mall

---

 

Datum: (datum)

Avdelning: (avdelning)

Ansvarig chef: (chefens namn)

Mottagarens namn: (anställds namn)

Position: (anställds position)

Härmed utfärdas en skriftlig varning till (anställds namn) med anledning av följande skäl:

• (detaljerad beskrivning av händelsen eller beteendet)

Denna varning är utfärdad på grund av brott mot företagets policy eller arbetsregler som följer:

• (specifik policy eller regel som brutits)

För att åtgärda denna situation förväntar vi oss följande:

• (specificerade åtgärder anställda behöver vidta)

Konsekvenserna av att inte rätta till beteendet kommer att vara:

• (möjliga disciplinära åtgärder, inklusive avsked om lämpligt)

Vi ber dig att ta tillfället i akt och reflektera över denna varning och ansvarsfullt åtgärda de uppmärksammade problemen. Vi uppskattar ditt omedelbara samarbete i detta ämne.

Vänligen bekräfta mottagandet av denna skriftliga varning och att du har läst och förstått dess innehåll.

Signatur: __________________________

Ansvarig chef: (chefens namn)

Mottagarens signatur: __________________________

Anställds namn: (anställds namn)

Exempel

---

 

Varning gällande återkommande sen ankomst

Till: [Anställds namn]
Från: [Chefens namn]
Datum: [Datum]

Kära [Anställds namn],

Detta brev tjänar som en skriftlig varning på grund av din återkommande sen ankomst till arbetet. Efter att ha noterat dina ankomsttider under de senaste veckorna har vi observerat följande avvikelser:

• Tre sena ankomster under vecka 1
• Två sena ankomster under vecka 2
• Fyra sena ankomster under vecka 3

Företaget förväntar sig att alla anställda kommer i tid för att säkerställa effektiv verksamhet. Om liknande beteende fortsätter kommer ytterligare disciplinära åtgärder att vidtas, vilket kan inkludera uppsägning.

Med vänlig hälsning,
[Chefens namn]

---

Varning gällande olämpligt uppförande på arbetsplatsen

Till: [Anställds namn]
Från: [Chefens namn]
Datum: [Datum]

Kära [Anställds namn],

Detta brev är en skriftlig varning angående ditt olämpliga beteende på arbetsplatsen. Efter en grundlig undersökning har vi funnit att följande incidenter har inträffat:

• Verbala konflikter med kollegor den [Datum]
• Oprofessionell attityd under mötet den [Datum]
• Bristande respekt för arbetsplatsens regler och policies

Ditt uppträdande är oacceptabelt och strider mot företagets värderingar. Vi förväntar oss att du omedelbart korrigerar ditt beteende. Om sådan typ av beteende återupprepas kommer vi att behöva överväga strängare disciplinära åtgärder.

Vänligen ta denna varning på allvar och gör nödvändiga förändringar för att bevara en professionell arbetsmiljö.

Med vänlig hälsning,
[Chefens namn]