Rekvisition Mall

Huvudfunktioner

Rekvisition Mallen är ett kraftfullt verktyg som underlättar processen för att begära varor och tjänster inom en organisation. Med hjälp av denna mall kan användare effektivt och korrekt registrera sina behov vilket bidrar till en smidigare godkännandeprocess och en mer organiserad hantering av resurser. Nedan är några av de huvudsakliga funktionerna:

• Standardiserad format: Mallen erbjuder ett standardiserat format som säkerställer att alla rekvisitioner innehåller nödvändig information.
• Spårbarhet: Möjlighet att spåra rekvisitioner från begäran till utförande, vilket ökar transparensen och gör uppföljningen enklare.
• Godkännandeflöde: Tydliga riktlinjer och steg för godkännandeprocessen, vilket minskar risken för förseningar och misstag.
• Anpassningsbar: Mallen är lätt att anpassa för att passa specifika behov och krav inom organisationen.

---

Användningsexempel

Rekvisition Mallen kan användas i många olika situationer inom en organisation. Här är några exempel på hur den kan användas:

• Inköp av material: Använd mallen när anställda behöver beställa kontorsmaterial, produktionsresurser eller andra nödvändiga förnödenheter.
• Tjänster: Använd mallen för att begära externa tjänster som IT-support, konsulttjänster eller underhåll.
• Projektfinansiering: Föreslå och begära medel för projekt eller avdelningsspecifika initiativ.
• Utbildning och utveckling: Ansök om tillstånd och resurser för utbildningsprogram eller personalutvecklingsaktiviteter.

Genom att använda denna mall säkerställs att alla relevanta detaljer dokumenteras, vilket underlättar snabba och tydliga beslut.

---

Innehåll i mallen

Mallen är strukturerad för att inkludera all nödvändig information som krävs för en komplett rekvisition. Här är de centrala delarna:

• Rubrik: Innehåller titeln ”Rekvisition” för att tydligt identifiera dokumentet.
• Datum: Både datum för begäran och förväntat behovsdatum specificeras.
• Begärande avdelning: Informationen om vilken avdelning eller enhet som gör begäran finns tydligt angiven.
• Beskrivning av behov: Ett fält för att beskriva i detalj vad som behövs och varför.
• Antal: Specifikation av mängden eller volymen av de varor eller tjänsten som rekvireras.
• Godkännande signaturer: Utrymme för signaturer av de ansvariga personerna som godkänner begäran.
• Kostnadscenter: Fält för att ange vilket budgetområde eller kostnadscenter som det aktuella behovet ska belasta.

Dessa avsnitt hjälper till att säkerställa att hela processen från begäran till utförande är dokumenterad och spårbar.

---

1. Vilken information behöver inkluderas i en rekvisition?

För att en rekvisition ska vara fullständig och korrekt, måste den innehålla följande information:

• Rekvisitionens referensnummer: Unikt nummer för att identifiera rekvisitionen.
• Beskrivning av objektet eller tjänsten: Detaljer om vad som ska beställas.
• Kvantitet: Hur många enheter av objektet eller timmar av tjänsten som krävs.
• Enhetspris: Kostnaden per enhet eller timme.
• Totalkostnad: Summa förutsatt att priset multiplicerats med kvantiteten.
• Leveransinformation: Datum och plats där varan eller tjänsten ska levereras.
• Budgetansvarigt kostnadsställe: Kostnadsstället som belastas.
• Hanterande avdelning
• Godkännande från behörig person: Namn och signatur av den som godkänner rekvisitionen.

---

2. Vem är behörig att godkänna en rekvisition?

Personer med behörighet att godkänna en rekvisition varierar beroende på företagets interna regler och hierarki. Generellt är dessa personer vanligtvis:

• Avdelningschef: Chefer eller managers som har budgetansvar.
• Ekonomiansvarig: Personer inom ekonomiavdelningen som kontrollerar utgifter.
• Projektledare: Om rekvisitionen avser ett specifikt projekt.

Stäm alltid av med din organisation för exakta behörighetsnivåer.

---

3. Hur säkerställer jag att alla fält är korrekt ifyllda?

För att säkerställa att alla fält är riktigt ifyllda, följ dessa steg:

• Läs noggrant igenom: Använd en checklista över den information som krävs.
• Bekräfta mot underlag: Verifiera med orderoffert, budgetar och annan relevant dokumentation.
• Automatiserade system: Använd eventuellt tillgängliga verktyg som har inbyggda valideringssteg.
• Dubbelkontroll: Låt en kollega granska rekvisitionen före inlämning.

---

4. Vad är processen för att skicka in en rekvisition?

Processen kan variera mellan organisationer, men vanligtvis följer man dessa steg:

• Fyll i rekvisitionen: Kompletera med all nödvändig information.
• Få godkännande: Skicka rekvisitionen till behörig person för godkännande.
• Skicka vidare till inköp: När godkännande erhållits, skicka rekvisitionen till inköpsavdelningen.
• Bekräftelse: Vänta på en bekräftelse via e-post eller annat system från inköpsavdelningen.

---

5. Hur hanteras ändringar i en redan inskickad rekvisition?

Ändringar i en redan inskickad rekvisition hanteras normalt enligt följande:

• Kontakta inköpsavdelningen: Informera omgående att en ändring behöver göras.
• Skicka reviderad rekvisition: Komplettera och skicka en ny version eller ett tilläggsdokument med de korrigerade detaljerna.
• Få omgodkännande: Nya ändringar kan kräva ett nytt godkännande, kontrollera med din organisation.

---

6. Vad gör jag om jag inte vet vilken kostnadsställe som ska anges?

Om du är osäker på vilket kostnadsställe som ska anges, följ dessa råd:

• Rådgör med din chef eller avdelningschef: De har oftast insikt i avdelningens budget.
• Konsultera ekonomiansvarig: Ekonomiavdelningen kan hjälpa till att identifiera rätt kostnadsställe.
• Kolla i interna system: Om din organisation har interna system, kan dessa innehålla information om rätt kostnadsställe.

---

7. Hur lång tid tar det att få ett godkännande på en rekvisition?

Tiden för ett godkännande kan variera, men vanligtvis tar det:

• Inom några timmar: För standardrekvisitioner inom gränserna för godkännarnas befogenheter.
• 1-2 arbetsdagar: För mer komplexa eller kostsamma rekvisitioner som kräver mer omfattande granskning.
• Längre tid: Om ytterligare undersökningar eller kompletteringar krävs.

Tiden kan påverkas av organisationens policyer och den aktuella arbetsbelastningen.

---

Mall

---

 

Datum: (Ange datum)

Rekvisionens nummer: (Ange rekvisionens nummer)

Avdelning: (Ange avdelningens namn)

Ansvarig person: (Ange namn på ansvarig person)

Leverantörsinformation

Leverantörens namn: (Ange leverantörens namn)

Leverantörens adress: (Ange leverantörens adress)

Leverantörens telefonnummer: (Ange leverantörens telefonnummer)

Leverantörens e-post: (Ange leverantörens e-post)

Beställningsinformation

Beställningsdatum: (Ange beställningsdatum)

Förväntat leveransdatum: (Ange förväntat leveransdatum)

Artikellista

• Artikel 1: (Ange namn på artikel 1) – Kvantitet: (Ange kvantitet för artikel 1)
• Artikel 2: (Ange namn på artikel 2) – Kvantitet: (Ange kvantitet för artikel 2)
• Artikel 3: (Ange namn på artikel 3) – Kvantitet: (Ange kvantitet för artikel 3)

Betalningsinformation

Betalningsmetod: (Ange betalningsmetod)

Fakturaadress: (Ange fakturaadress)

Ytterligare kommentarer

(Ange eventuella ytterligare kommentarer eller instruktioner)

Godkänd av: (Ange namn på godkännande person) – Datum: (Ange datum för godkännande)

Signatur: ___________________________

Exempel

---

 

Rekvisition 1:

Datum: 2023-10-15

Beställare: Maria Svensson

Avdelning: IT

Beskrivning av beställning:

• 2 x Laptop
• 3 x Externa hårddiskar
• 1 x Projektor

Övrig information: Behövs till projektstart den 2023-11-01

---

Rekvisition 2:

Datum: 2023-10-20

Beställare: Johan Eriksson

Avdelning: HR

Beskrivning av beställning:

• 5 x Ergonomiska stolar
• 2 x Konferensbord
• 10 x Whiteboards

Övrig information: Leverans önskas senast 2023-11-10