Öppna - Skriftlig Erinran Mall

Företaget förväntar sig att alla anställda följer de uppsatta riktlinjerna och policyn. För att undvika liknande situationer i framtiden ska följande åtgärder vidtas:

(Beskriv de förväntade förändringarna i beteendet)
(Deadline för att uppfylla dessa förväntningar)

Om det noterade beteendet inte förbättras eller om ytterligare överträdelser sker, kan detta leda till strängare disciplinära åtgärder, inklusive men ej begränsat till, uppsägning av anställning.

Vi förväntar oss att du tar denna erinran på största allvar och arbetar mot att förbättra din prestanda och följer företagets riktlinjer i fortsättningen.

Vänligen bekräfta mottagandet av denna skriftliga erinran genom att skriva under nedan:

__________________________

(Anställds namn och signatur)

__________________________

(Datum för mottagande)

Med vänliga hälsningar,

(Avsändarens namn)

(Titel/Position)

(Företagets namn)

Om du gillar detta exempel på mall, kan du ladda ner det nedan i PDF- eller WORD-format

Här lämnar vi två exempel

Erinran 1:

Datum: 10 oktober 2023

Till: Maria Svensson

Från: Anders Karlsson, HR-ansvarig

Ämne: Skriftlig erinran angående återkommande sena ankomster

Bästa Maria,

Det har kommit till vår kännedom att du vid flera tillfällen har kommit för sent till arbetet den senaste månaden. Mellan 1 september och 30 september har du registrerat dig försent vid totalt fem tillfällen.

Som ett resultat av detta vill vi understryka att punktlighet är en viktig del av våra arbetsrutiner och krävs för att säkerställa effektiva arbetsprocesser och lagarbete. Vi har noterat följande sena ankomster:

5 september: 20 minuter sen
12 september: 15 minuter sen
18 september: 25 minuter sen
22 september: 10 minuter sen
29 september: 30 minuter sen

Vi ber dig att förbättra din tidspassning omedelbart. Om detta beteende fortsätter kommer vi att behöva ta ytterligare åtgärder som kan innefatta en disciplinär utredning.

Vi ser fram emot en förbättring från din sida.

Med vänliga hälsningar,

Anders Karlsson

HR-ansvarig

Erinran 2:

Datum: 10 oktober 2023

Till: Erik Nilsson

Från: Lena Pettersson, Chef Kundtjänst

Ämne: Skriftlig erinran angående olämpligt beteende mot kollegor

Kära Erik,

Det har kommit till vår kännedom att du har uppvisat olämpligt beteende mot dina kollegor vid flera tillfällen. Specifikt rör det sig om händelser där du har visat bristande respekt och använt en oacceptabel ton i kommunikationen.

Följande incidenter har rapporterats:

3 oktober: Kommunicerade aggressivt med kollega under mötet
6 oktober: Användande av obehörigt språk i e-post
8 oktober: Högljudd konfrontation i kontorslandskapet

Vi vill betona att sådant beteende strider mot vår policy om respektfull arbetsmiljö och att det inte kommer att tolereras i fortsättningen. Vi förväntar oss att du omedelbart ändrar ditt beteende och visar respekt mot alla kollegor.

Om du har några frågor eller behöver stöd för att förbättra ditt beteende, vänligen kontakta mig eller HR-avdelningen. Om förbättring inte sker kommer vi att vara tvungna att överväga ytterligare disciplinära åtgärder.

Hoppas på ditt samarbete i denna fråga.

Vänliga hälsningar,

Lena Pettersson

Chef Kundtjänst

Frågor och svar

1. När bör en skriftlig erinran användas istället för muntlig feedback?

En skriftlig erinran bör användas istället för muntlig feedback i följande situationer:

Allvarliga eller upprepade överträdelser: När en anställd har gjort sig skyldig till mer allvarliga eller upprepade överträdelser som inte rättats till genom muntlig feedback.
Dokumentation: När det är viktigt att ha en skriftlig dokumentation av problemet och åtgärderna som vidtagits för att korrigera det.
Klarhet: För att säkerställa att det inte finns några missförstånd kring problemet och de förväntade förbättringarna.
Formell process: När företagets policy kräver en formell skriftlig varning som en del av den disciplinära processen.

2. Vad bör inkluderas i en skriftlig erinran för att den ska vara juridiskt giltig?

För att en skriftlig erinran ska vara juridiskt giltig bör den inkludera:

Identifiering: Namn och titel på både arbetsgivaren och den anställde.
Grund: En tydlig och specifik beskrivning av överträdelsen eller problemet.
Tidpunkt: Datum och tidpunkter för de relevanta händelserna.
Konsekvenser: En tydlig beskrivning av vilka konsekvenser som kan följa om den anställde inte vidtar rättelser.
Förväntningar: Klara och konkreta förväntningar för framtida beteende.
Två parters signering: Signaturer av både den anställde och arbetsgivaren eller representanten.

3. Hur ska man formulera en skriftlig erinran för att undvika missförstånd?

För att undvika missförstånd när man formulerar en skriftlig erinran bör man:

Var tydlig och specifik: Undvik vaga uttryck och ge konkreta exempel.
Använd ett formellt språk: Håll dig till formellt och professionellt språkbruk.
Beakta läsbarhet: Se till att texten är lättläst och strukturerad.
Undvik jargong: Använd ingen branschspecifik eller intern jargong som kan missförstås.
Var koncis: Håll dig till ämnet och undvik ovidkommande information.
Ge en möjlighet till feedback: Uppmuntra den anställde att ställa frågor om något är oklart.

4. Vilken ton och språkbruk är lämplig i en skriftlig erinran?

Den lämpliga tonen och språkbruket i en skriftlig erinran bör vara:

Formell: Använd ett formellt och professionellt språk.
Respektfull: Se till att tonen är respektfull och saklig.
Neutral: Undvik känslomässigt laddade ord eller uttryck.
Konstruktiv: Fokusera på förbättring och lösningar snarare än kritik.
Opersonlig: Undvik personlig attack eller kritik, och håll fokus på sakfrågor.

5. Hur ska man hantera en anställd som vägrar att ta emot eller skriva under en skriftlig erinran?

Om en anställd vägrar att ta emot eller skriva under en skriftlig erinran bör man:

Dokumentera vägran: Anteckna att den anställde vägrade att ta emot eller skriva under och inkludera detta i personens personalakt.
Ha en vittne: Om möjligt, ha en tredje part närvarande som kan bevittna vägran och signera dokumentet.
Förklara konsekvenser: Informera den anställde om vilka konsekvenser som följer av att vägra att ta emot eller skriva under erinran.
Skicka via post: Skicka en kopia av erinran via rekommenderad post till den anställdes hemadress.

6. Vilka är konsekvenserna av att inte följa upp en skriftlig erinran korrekt?

Att inte följa upp en skriftlig erinran korrekt kan leda till flera konsekvenser:

Fortsatta problem: Det ursprungliga problemet kan kvarstå eller förvärras om ingen konkret uppföljning sker.
Dålig arbetsmoral: Andra anställda kan tappa förtroendet för ledningen om de upplever att disciplinära åtgärder inte hanteras konsekvent.
Juridiska risker: Bristande uppföljning kan leda till juridiska problem, särskilt om det uppstår tvister kring felaktigt uppsägning eller arbetsplatsdiskriminering.
Dokumentationsbrist: Bristande uppföljning kan påverka framtida beslutsfattande och utvärderingar negativt på grund av otillräcklig dokumentation.

7. Kan en skriftlig erinran påverka framtida anställningsöverväganden och hur?

En skriftlig erinran kan påverka framtida anställningsöverväganden på följande sätt:

Karrärutveckling: Erinran kan påverka den anställdes möjligheter till befordran eller andra karriärutvecklingsmöjligheter.
Löneförhandlingar: En anställd med en eller flera erinran i sin personakt kan få mindre förhandlingsutrymme vid löneförhandlingar.
Omplacering: Erinran kan påverka beslut om omplaceringar och interna förflyttningar.
Referenser: Erinran kan påverka vad en arbetsgivare kan och kommer att säga i framtida referenser för den anställde.
Anställningssäkerhet: Flera erinran kan leda till allvarligare disciplinära åtgärder, inklusive uppsägning.