Öppna – Mötesprotokoll Mall

1. Vilka uppgifter bör alltid inkluderas i ett mötesprotokoll?

Ett mötesprotokoll bör alltid innehålla följande uppgifter för att säkerställa fullständig dokumentation:

• Mötets datum och tid: Specificera när mötet ägde rum.
• Plats: Notera var mötet hölls, inklusive om det var ett virtuellt möte.
• Deltagare: En lista över alla närvarande deltagare, inklusive deras roller.
• Frånvarande med anledning: Notera de som inte kunde närvara och eventuellt orsak.
• Mötets agenda: Punkter som diskuterades och följde mötesagendan.
• Beslut och åtgärdspunkter: Detaljer om beslut som fattades och vem som ansvarar för uppföljning av åtgärdspunkter.
• Anteckningar och diskussioner: Väsentliga diskussionspunkter och kommentarer.
• Kommande mötesdatum: Information om nästa möte om det är bestämt.

---

2. Hur detaljerade bör anteckningarna vara under mötet?

Detaljnivån i mötesanteckningarna bör balanseras noggrant:

• Övergripande översikt: Sammanfatta huvudpunkterna och beslut, undvik överdriven detaljrikedom.
• Beslut och åtgärdspunkter: Dokumentera dessa noggrant med specificerat ansvar och deadlines.
• Väsentliga diskussioner: Notera viktiga diskussionspunkter och insikter som kan påverka framtida beslut.
• Undvik onödiga detaljer: Småprat och icke-relevanta diskussioner bör inte inkluderas.

---

3. Vem ansvarar för att skriva och distribuera mötesprotokollet?

Ansvarsfördelningen för att skriva och distribuera mötesprotokollet kan variera, men vanligtvis:

• Mötessekreterare: Den som har utsetts att ta anteckningar och formulera protokollet, oftast en utvald sekreterare eller assistent.
• Mötesledare: Kan granska och godkänna protokollet före distribution.
• Distribution: Sekreteraren eller en administrativ assistent ansvarar för att skicka ut protokollet till alla deltagare.

Denna uppgift bör klargöras innan mötet startar för att säkerställa att alla vet sina roller.

---

4. Hur säkerställer man att alla viktiga punkter och beslut dokumenteras korrekt?

För att säkerställa korrekt dokumentation av viktiga punkter och beslut:

• Tydlig agenda: Var noga med att följa agendan strikt.
• Aktiv lyssning: Sekreteraren bör vara uppmärksam och lyssna aktivt under mötet.
• Klargörande frågor: Ställ frågor under mötet om något är otydligt.
• Använd Checklista: Ha en förbestämd checklista över vad som ska dokumenteras.
• Omedelbar eftergång: Gå igenom anteckningarna direkt efter mötet för att säkerställa att inga punkter har missats.

---

5. Vad är den bästa metoden för att dela mötesprotokoll med deltagarna efter mötet?

Att dela mötesprotokoll med deltagarna ska ske på ett sätt som är effektivt och säkert:

• Email: Skicka protokollet via email till alla deltagare.
• Delade dokumentplattformar: Använd molntjänster såsom Google Drive, OneDrive eller SharePoint där dokumentet kan nås och ses av alla berörda.
• Sekretess: Säkerställ att endast behöriga personer har tillgång till protokollet.
• Fastställd deadline: Dela protokollet inom en specifik tid (vanligtvis 1-2 dagar) efter mötet.

---

6. Hur hanterar man ändringar och tillägg till ett redan distribuerat protokoll?

När ändringar eller tillägg behöver göras till ett redan distribuerat protokoll ska följande steg följas:

• Kommunikation: Informera alla deltagare om att ändringar har gjorts.
• Dokumentera förändringar: Gör en tilläggsdel eller notering i protokollet som beskriver vad som har ändrats.
• Versionskontroll: Använd versionsnummer eller datum för att differentiera olika versioner av protokollet.
• Godkännande: Få godkännande från mötesledaren eller relevanta personer för ändringarna.
• Distribution: Skicka ut den reviderade versionen på samma sätt som originalprotokollet med tydlig markering av ändringar.

---

7. Vilka juridiska och sekretessmässiga hänsyn måste tas vid hantering av mötesprotokoll?

Vid hantering av mötesprotokoll är det viktigt att beakta både juridiska och sekretessmässiga aspekter:

• Personuppgifter: Hantera personuppgifter enligt gällande dataskyddslagar som GDPR.
• Konfidentialitet: Se till att protokollet endast är tillgängligt för de som har rätt att se det, och använd säkra metoder för distribution.
• Arkivering: Förvara protokoll på ett säkert sätt och i överensstämmelse med företagets eller organisationens policy för dokumenthantering.
• Legala krav: Följ eventuella lagkrav för hur länge mötesprotokoll ska sparas och hur de ska hanteras.
• Immateriella rättigheter: Skydda känslig information och trade secrets som kan diskuteras under mötet.

---