Ni kallas härmed till en extrastämma i (Namn på förening/bolag) som kommer att hållas enligt nedan:
Dagordning:
(Punkt 1)
(Punkt 2)
(Punkt 3)
(Punkt 4)
(Punkt 5)
Kallelse Utsänd Av: (Namn)
Kontaktperson: (Namn och Kontaktuppgifter)
Datum för Utskick: (Utskickningsdatum)
Vid frågor eller funderingar, vänligen kontakta (Kontaktpersonens namn) på (Kontaktuppgifter).
Med vänliga hälsningar,
(Ditt Namn)
(Din Titel)
Om du gillar detta exempel på mall, kan du ladda ner det nedan i PDF- eller WORD-format
Här lämnar vi två exempel
Kallelse till extrastämma
Bästa medlemmar,
Härmed kallas ni till extrastämma i Bostadsrättsföreningen Solrosen.
Datum: 15 november 2023 Tid: 18:00 Plats: Föreningslokalen, Solrosgatan 10A
Dagordning:
Val av ordförande och sekreterare för mötet
Val av justerare
Godkännande av dagordning
Föredragning av reviderad årsredovisning
Röstning om justering av föreningens stadgar
Eventuella övriga frågor
Vi ser fram emot att se er alla där!
Kallelse till extrastämma
Kära medlemmar,
Ni kallas härmed till extrastämma i Samfällighetsföreningen Eklövet.
Datum: 22 november 2023 Tid: 19:30 Plats: Samfällighetslokalen, Eklövsvägen 12
Dagordning:
Val av mötesordförande och sekreterare
Val av justerare och rösträknare
Fastställande av röstlängd
Presentation och godkännande av budget justering
Beslut om renoveringsprojekt
Avslutande av mötet
Vi hoppas att så många som möjligt kan närvara!
Frågor och svar
1. Vilken information måste inkluderas i en Kallelse Till Extrastämma?
För att en kallelse till extrastämma ska vara komplett och informativ bör den innehålla följande information:
Tid och datum: Exakt tid och datum för när extrastämman ska hållas.
Plats: Adressen eller platsen där extrastämman kommer att hållas. Om mötet sker digitalt, ange plattformen och länken.
Dagordning: En detaljerad lista över de punkter som ska behandlas under stämman.
Bakgrundsinformation: Relevant information om varje dagordningspunkt, så att medlemmarna kan förbereda sig för diskussioner och beslut.
Röstanvisningar: Information om hur medlemmarna kan rösta, särskilt om det sker på elektronisk väg eller via post.
Kontaktinformation: Uppgifter om vem som kan kontaktas för frågor eller mer information om mötet.
2. Hur långt i förväg bör kallelsen skickas ut till medlemmarna?
Det är viktigt att skicka ut kallelsen med tillräckligt lång varsel för att säkerställa att alla medlemmar kan delta. Vanligtvis bör kallelsen skickas ut:
Minst 14 dagar i förväg: Detta är en vanlig tidsfrist i många föreningsstadgar, men det kan variera beroende på specifika regler i stadgarna.
Kontrollera stadgarna: Kontrollera föreningens stadgar för att säkerställa att du följer de specifika tidsramarna som gäller för just din förening.
3. Vilka formella krav gäller för att kallelsen ska vara giltig?
För att en kallelse till extrastämma ska vara giltig måste följande formella krav uppfyllas:
Korrekt distribution: Kallelsen måste skickas ut till alla medlemmar enligt de metoder som anges i föreningens stadgar (t.ex. via e-post, post eller anslagstavla).
Rätt tid: Skicka ut kallelsen inom den tidsram som stadgarna anger.
Fullständighet: Kallelsen måste innehålla all nödvändig information (se fråga 1) för att medlemmarna ska få tillräcklig information om mötet.
4. Kan extrastämman genomföras digitalt och hur påverkar det kallelsen?
Ja, extrastämman kan genomföras digitalt om föreningens stadgar tillåter det. När kallelsen skickas ut för en digital extrastämma bör följande inkluderas:
Teknisk information: Ange vilken plattform som ska användas (t.ex. Zoom, Microsoft Teams) och inkludera länken till mötet.
Instruktioner: Ge klara instruktioner om hur medlemmarna kan delta, inklusive inloggningsinformation och eventuella tekniska krav.
Support: Erbjuda supportinformation för teknisk hjälp före och under mötet.
5. Hur fastställs dagordningen för extrastämman i kallelsen?
Dagordningen för extrastämman fastställs vanligtvis av styrelsen eller den som kallar till mötet. För att inkludera en tydlig dagordning i kallelsen bör följande övervägas:
Konsultation: Rådgör med styrelsen och medlemmarna för att fastställa vilka punkter som behöver tas upp.
Prioritering: Rangordna punkterna efter vikt och tid, för att se till att viktiga punkter får tillräckligt med tid för diskussion.
Detaljrikedom: Var så specifik som möjligt i beskrivningen av varje punkt så att medlemmarna förstår vad som kommer att diskuteras och beslutas.
6. Vad händer om en medlem inte får sin kallelse i tid?
Om en medlem inte får sin kallelse i tid kan det få olika konsekvenser, beroende på omständigheterna och föreningens stadgar:
Ogiltighet: Om kallelsen inte skickats ut i enlighet med stadgarna kan besluten på extrastämman förklaras ogiltiga.
Kontakta medlemmar: Vid misstanke om att en eller flera medlemmar inte fått kallelsen, kontakta dem omedelbart och försök skicka kallelsen igen så snabbt som möjligt.
Emergency measures: Föreningens styrelse kan behöva vidta åtgärder för att säkerställa att beslut kan fattas på lagligt sätt.
7. Hur hanterar man ändringar eller tillägg till kallelsen efter att den har skickats ut?
Om det blir nödvändigt att göra ändringar eller tillägg till kallelsen efter att den har skickats ut, bör följande steg tas:
Snabb kommunikation: Informera medlemmarna så snart som möjligt om ändringen eller tillägget.
Ny kallelse: Skicka ut en ny kallelse med den uppdaterade informationen och markera tydligt att detta är en uppdaterad version.
Klargör ändringar: I den nya kallelsen, klargör exakt vad som har ändrats eller lagts till och varför.
Följ stadgar: Kontrollera föreningens stadgar för att säkerställa att alla formella krav uppfylls även vid ändringar eller tillägg.
