Denna erinran utfärdas på grund av följande anledning(ar):
Händelse/Dagar:(Beskrivning av händelsen eller dagarna då händelsen inträffade)
Policy/Uppförandekod som bröts:(Specifik policy eller regel som bröts)
Detaljer om händelsen:(Beskrivning av vad som hände)
Vi anser att detta beteende inte är förenligt med företagets policy och värderingar.
Som en del av vår åtgärdsplan förväntar vi oss följande:
Förväntad förbättring:(Beskrivning av vad som förväntas förbättras)
Tidsram för förbättring:(Tid inom vilken förbättring ska ske)
Om den förväntade förbättringen inte uppnås inom den angivna tidsramen, kan ytterligare disciplinära åtgärder vidtas, vilket kan inkludera avsked från företaget.
Om du har några frågor eller behöver ytterligare klarhet, vänligen kontakta mig direkt.
Vänliga hälsningar,
(Chefens namn)
Position:(Chefens position)
Avdelning:(Avdelningens namn)
Om du gillar detta exempel på mall, kan du ladda ner det nedan i PDF- eller WORD-format
Här lämnar vi två exempel
Exempel 1:
Vi vill påminna dig om att din faktura med referensnummer 123456 har förfallit till betalning. Vänligen vidta följande åtgärder snarast:
Betala fakturan så snart som möjligt.
Kontakta oss om du har några frågor.
Om betalning inte mottas inom 10 dagar, kommer vi att vidta rättsliga åtgärder.
Exempel 2:
Vi noterar att din årsredovisning för räkenskapsåret 2022 fortfarande inte har lämnats in. Vänligen beakta följande steg:
Slutför och skicka in årsredovisningen innan den 15:e samma månad.
Rådfråga din revisor om du behöver hjälp med dokumentationen.
Om vi inte får in redovisningen inom angiven tid, kan du bli föremål för administrativa sanktioner.
Frågor och svar
1. Vad ska jag inkludera i en erinran för att säkerställa att den är korrekt och fullständig?
För att säkerställa att en erinran är korrekt och fullständig bör du inkludera följande:
Datum: Ange när erinran skrivs.
Adressat: Namn och adress till den person eller organisation som erinran riktas till.
Bakgrund: En tydlig beskrivning av den situation eller det ärende som erinran avser.
Referenser: Hänvisa till relevanta dokument eller tidigare kommunikation som stödjer din erinran.
Anledningen till erinran: En detaljerad förklaring av varför erinran skickas.
Åtgärder: Specifika åtgärder eller förändringar som förväntas.
Tidsfrist: En tydlig tidsram för när åtgärder ska vara utförda.
Kontaktinformation: Dina kontaktuppgifter för eventuella frågor eller svar.
Underskrift: Din signatur för att validera dokumentet.
2. Finns det specifika juridiska krav eller formateringsregler jag måste följa när jag fyller i erinran?
Ja, det finns vissa juridiska krav och formateringsregler som du bör följa:
Formell ton: Använd en formell och professionell ton genom hela dokumentet.
Precis och tydlig: Var noggrann med att alla fakta är korrekta och att språket är klart och direkt.
Juridiska termer: Använd korrekta juridiska termer och hänvisningar där det är nödvändigt.
Dokumentering: Bevara en kopia av erinran och alla relaterade dokument.
Autenticitet: Se till att dokumentet är fysiskt eller digitalt signerat.
Kontrollera även med relevant lagstiftning eller rättsliga råd för att säkerställa att alla formella krav uppfylls i ditt specifika fall.
3. Hur kan jag verifiera att all information i erinran är korrekt innan jag skickar den vidare?
För att verifiera att all information i erinran är korrekt kan du:
Gå igenom all information noggrant och dubbelkolla fakta.
Jämföra erinran med tidigare korrespondens och dokument för att säkerställa konsistens.
Be en kollega eller juridisk rådgivare att granska erinran.
Använda en checklista för att försäkra dig om att ingen viktig information saknas.
4. Vilka vanliga misstag bör jag undvika när jag skriver en erinran?
Vanliga misstag att undvika inkluderar:
Otydlighet: Att inte vara tillräckligt specifik om vad som krävs eller varför.
Brist på dokumentation: Att inte bifoga eller hänvisa till stödjande dokument.
Felaktig information: Att inte kontrollera fakta noggrant, vilket kan leda till felaktiga påståenden.
Oproffsig ton: Att använda en anklagande eller känslomässig ton istället för en saklig och professionell approach.
Ingen tidsram: Att inte sätta en tydlig tidsfrist för åtgärder.
5. Hur kan jag effektivt följa upp efter att ha skickat en erinran?
Effektiv uppföljning kan göras genom:
Skicka en bekräftelse på mottagandet om svar inte erhålls inom en viss tidsram.
Använda påminnelser eller uppföljningsbrev för att fortsätta dialogen.
Boka möten eller telefonsamtal för att diskutera ärendet vidare.
Dokumentera alla uppföljningsåtgärder för framtida referens.
6. Vad ska jag göra om jag får ett svar på erinran som jag inte förstår eller håller med om?
Om du får ett svar som du inte förstår eller håller med om:
Gå igenom svaret noggrant och försöka förstå avsikten och innehållet.
Kontakta en juridisk rådgivare eller kollega för hjälp med att tolka svaret.
Förbereda en saklig motivering till varför du inte håller med och skicka ett tydligt svar.
Fortsätta dialogen för att nå en gemensam förståelse eller lösning.
7. Hur påverkar användningen av en erinran den övergripande processen eller ärendet det gäller?
Användningen av en erinran kan påverka den övergripande processen på följande sätt:
Förtydligande: Klargör de förväntningar och krav som ställs på den andra parten.
Dokumentation: Skapar en formell dokumentation av problem och krav, vilket är användbart för framtida referenser.
Tidspress: Sätter en tidsbegränsning för åtgärder, vilket kan snabba på processen.
Officiell varning: Fungerar som en formell varning och kan sätta press på motparten att agera.
Konstruktiv dialog: Kan initiera en mer strukturerad och fokuserad kommunikation för att lösa problemen.
