Vi skriver för att påminna er om att vi ännu inte har mottagit betalningen för faktura (Fakturans Nummer) som skickades den (Fakturadatum). Betalningen skulle ha mottagits senast den (Förfallodatum).
Var god och betala det utestående beloppet omedelbart för att undvika ytterligare förseningar och eventuella extra avgifter. Nedan finner ni detaljerna om den utestående betalningen:
Kundnummer:(Kundnummer)
Fakturans nummer:(Fakturans Nummer)
Fakturadatum:(Fakturadatum)
Förfallodatum:(Förfallodatum)
Utestående belopp:(Belopp)
Observera att om vi inte mottagit betalningen inom (Antal dagar) dagar, kan vi tvingas att vidta ytterligare åtgärder för att få det utestående beloppet betalt. Detta kan inkludera att lämna över ärendet till inkasso eller ta rättsliga åtgärder, vilket kan leda till ytterligare kostnader för er.
För att undvika detta, var vänlig och gör en direkt betalning till vårt bankkonto med följande uppgifter:
Banknamn:(Banknamn)
Kontonummer:(Kontonummer)
SWIFT/BIC:(SWIFT/BIC)
IBAN:(IBAN)
Om ni nyligen har gjort betalningen, vänligen bortse från detta meddelande. Vi ber om ursäkt för eventuella besvär detta kan ha orsakat.
Om du gillar detta exempel på mall, kan du ladda ner det nedan i PDF- eller WORD-format
Här lämnar vi två exempel
Betalningspåminnelse
Kundnummer: 12345
Fakturanummer: 67890
Hej [Kundnamn],
Vi hoppas att du har haft nytta av våra tjänster. Vår bokföring visar att följande belopp fortfarande är utestående:
Belopp: 1 000 SEK
Förfallodatum: 2023-10-01
Vi ber dig vänligen att betala beloppet snarast möjligen för att undvika ytterligare åtgärder.
Vänligen ignorera denna påminnelse om betalningen redan är gjord.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt Företagsnamn]
Betalningspåminnelse
Kundnummer: 54321
Fakturanummer: 09876
Hej [Kundnamn],
Detta är en vänlig påminnelse om att faktura 09876 för förfallodatum 2023-09-15 ännu inte är betald. Nedan ser du beloppet och förfallodatumet för fakturan:
Belopp: 500 SEK
Förfallodatum: 2023-09-15
Vänligen ordna betalningen snarast för att undvika dröjsmålsavgifter.
Hör av dig till oss om du har några frågor angående denna faktura.
Med vänliga hälsningar,
[Ditt Företagsnamn]
Frågor och svar
1. När ska en betalningspåminnelse skickas?
En betalningspåminnelse bör skickas när en betalning är försenad. Normalt sker detta efter att en faktura har förfallit och kunden inte har gjort någon betalning eller kontaktat för mer information. Generellt kan en påminnelse skickas:
7-10 dagar efter fakturans förfallodatum.
Efter en intern granskning som säkerställer att betalningen verkligen är försenad.
2. Vad ska en betalningspåminnelse innehålla?
En effektiv betalningspåminnelse ska innehålla följande element:
Fakturainformation: Fakturanummer, datum och belopp.
Förfallodatum: Det ursprungliga förfallodatumet.
Påminnelsedatum: Datum då påminnelsen skickas.
Personlig hälsning: En vänlig hälsning för att hålla tonen professionell.
Betalningsinformation: Bankkontonummer eller andra betalningsmöjligheter.
Eventuella påminnelseavgifter: Om tillämpligt, inkludera eventuella påminnelseavgifter.
3. Hur formulerar man en effektiv men vänlig betalningspåminnelse?
För att formulera en effektiv men vänlig betalningspåminnelse kan man följa dessa steg:
Inled med en vänlig hälsning: ”Hej [Kundens namn], hoppas allt är väl.”
Beskriv ärendet: ”Vi vill påminna om att faktura [nummer] som förföll [datum] fortfarande är obetald.”
Erbjud hjälp: ”Om det finns något problem med betalningen eller om du behöver mer information, var god kontakta oss.”
Avsluta positivt: ”Tack för att du åtgärdar detta snabbt, och vi uppskattar ditt samarbete.”
4. Kan man lägga till en påminnelseavgift, och i så fall hur mycket?
Ja, man kan lägga till en påminnelseavgift för försenade betalningar. I Sverige är det vanligast att ta ut en påminnelseavgift på 60 SEK. För att göra detta:
Fakturan ska informera om påminnelseavgiften: Specificera att en avgift tillkommer vid försenad betalning.
Inkludera påminnelseavgiften i påminnelsen: Lägg till den specificerade avgiften på påminnelsedokumentet.
5. Vad gör man om mottagaren inte reagerar på betalningspåminnelsen?
Om mottagaren inte reagerar på den första betalningspåminnelsen, kan följande steg tas:
Skicka en andra påminnelse: Vänta ytterligare 7-10 dagar och skicka en andra påminnelse.
Kontakta kunden direkt: Ring eller skicka e-post för att uppmärksamma dem på den obetalda fakturan.
Skicka ärendet till inkasso: Om betalningen fortfarande uteblir kan ärendet överlämnas till ett inkassobolag.
6. Behöver betalningspåminnelsen skickas via rekommenderat brev?
Nej, det finns inget juridiskt krav på att betalningspåminnelsen måste skickas via rekommenderat brev. Men för viktiga betalningar eller tidigare oregelbundna betalare kan det vara fördelaktigt:
För spårbarhet: Ett rekommenderat brev ger bevis på att kunden har fått påminnelsen.
För att visa allvar: Det visar att företaget menar allvar med att få in betalningen.
7. Finns det några juridiska krav att tänka på vid utformning av en betalningspåminnelse?
Ja, det finns några juridiska krav att tänka på när du utformar en betalningspåminnelse:
Informera om påminnelseavgiften: Det måste stå tydligt på den ursprungliga fakturan att en påminnelseavgift kan tillkomma vid försenad betalning.
Riktig information: Se till att alla uppgifter är korrekta, inklusive fakturanummer, belopp och förfallodatum.
Gällande lagar: Följ lokala strikt juridiska krav och regler för påminnelsehantering och indrivning av skulder.
