1. Vilken information behöver inkluderas i en rekvisition?
För att en rekvisition ska vara fullständig och korrekt, måste den innehålla följande information:
Rekvisitionens referensnummer: Unikt nummer för att identifiera rekvisitionen.
Beskrivning av objektet eller tjänsten: Detaljer om vad som ska beställas.
Kvantitet: Hur många enheter av objektet eller timmar av tjänsten som krävs.
Enhetspris: Kostnaden per enhet eller timme.
Totalkostnad: Summa förutsatt att priset multiplicerats med kvantiteten.
Leveransinformation: Datum och plats där varan eller tjänsten ska levereras.
Budgetansvarigt kostnadsställe: Kostnadsstället som belastas.
Hanterande avdelning
Godkännande från behörig person: Namn och signatur av den som godkänner rekvisitionen.
2. Vem är behörig att godkänna en rekvisition?
Personer med behörighet att godkänna en rekvisition varierar beroende på företagets interna regler och hierarki. Generellt är dessa personer vanligtvis:
Avdelningschef: Chefer eller managers som har budgetansvar.
Ekonomiansvarig: Personer inom ekonomiavdelningen som kontrollerar utgifter.
Projektledare: Om rekvisitionen avser ett specifikt projekt.
Stäm alltid av med din organisation för exakta behörighetsnivåer.
3. Hur säkerställer jag att alla fält är korrekt ifyllda?
För att säkerställa att alla fält är riktigt ifyllda, följ dessa steg:
Läs noggrant igenom: Använd en checklista över den information som krävs.
Bekräfta mot underlag: Verifiera med orderoffert, budgetar och annan relevant dokumentation.
Automatiserade system: Använd eventuellt tillgängliga verktyg som har inbyggda valideringssteg.
Dubbelkontroll: Låt en kollega granska rekvisitionen före inlämning.
4. Vad är processen för att skicka in en rekvisition?
Processen kan variera mellan organisationer, men vanligtvis följer man dessa steg:
Fyll i rekvisitionen: Kompletera med all nödvändig information.
Få godkännande: Skicka rekvisitionen till behörig person för godkännande.
Skicka vidare till inköp: När godkännande erhållits, skicka rekvisitionen till inköpsavdelningen.
Bekräftelse: Vänta på en bekräftelse via e-post eller annat system från inköpsavdelningen.
5. Hur hanteras ändringar i en redan inskickad rekvisition?
Ändringar i en redan inskickad rekvisition hanteras normalt enligt följande:
Kontakta inköpsavdelningen: Informera omgående att en ändring behöver göras.
Skicka reviderad rekvisition: Komplettera och skicka en ny version eller ett tilläggsdokument med de korrigerade detaljerna.
Få omgodkännande: Nya ändringar kan kräva ett nytt godkännande, kontrollera med din organisation.
6. Vad gör jag om jag inte vet vilken kostnadsställe som ska anges?
Om du är osäker på vilket kostnadsställe som ska anges, följ dessa råd:
Rådgör med din chef eller avdelningschef: De har oftast insikt i avdelningens budget.
Konsultera ekonomiansvarig: Ekonomiavdelningen kan hjälpa till att identifiera rätt kostnadsställe.
Kolla i interna system: Om din organisation har interna system, kan dessa innehålla information om rätt kostnadsställe.
7. Hur lång tid tar det att få ett godkännande på en rekvisition?
Tiden för ett godkännande kan variera, men vanligtvis tar det:
Inom några timmar: För standardrekvisitioner inom gränserna för godkännarnas befogenheter.
1-2 arbetsdagar: För mer komplexa eller kostsamma rekvisitioner som kräver mer omfattande granskning.
Längre tid: Om ytterligare undersökningar eller kompletteringar krävs.
Tiden kan påverkas av organisationens policyer och den aktuella arbetsbelastningen.
