Öppna – Hyresavi Mall

1. Vilka uppgifter behöver jag inkludera på min hyresavi?

På din hyresavi bör du inkludera följande uppgifter:

• Hyresgästens namn och adress
• Hyresvärdens namn, adress och kontaktinformation
• Hyresperiod (ex. januari 2023)
• Förfallodatum för betalning
• Hyresbelopp, inklusive eventuella specificerade tillägg
• Betalningsinformation, såsom bankgironummer eller Swish
• Eventuella meddelanden eller påminnelser till hyresgästen
• Fakturadatum
• Eventuell moms om relevant

---

2. Hur beräknar jag korrekt hyresbelopp inklusive eventuella tillägg?

För att beräkna korrekt hyresbelopp är det viktigt att:

• Utgå från det månadshyra som specificerats i hyresavtalet.
• Lägg till eventuella tillägg som t.ex. avgifter för el, vatten eller andra faciliteter.
• Dra av eventuella avdrag för reparationer som hyresgästen betalat själv, om överenskommet.
• Om moms tillkommer på hyran, se till att detta också är specificerat.

Exempel: Om månadshyran är 6000 kr, elavgiften är 300 kr och det inte finns några avdrag, blir det totala hyresbeloppet: 6000 + 300 = 6300 kr.

---

3. Vad ska jag göra om jag upptäcker ett fel i en redan skickad hyresavi?

Om du upptäcker ett fel i en redan skickad hyresavi bör du:

• Kontakta hyresgästen omedelbart och informera om felet.
• Skicka en korrigerad hyresavi så fort som möjligt.
• Förklara felet och be om ursäkt för eventuell olägenhet.
• Spara dokumentation av både den ursprungliga och den korrigerade hyresavin.

Nästa steg är att följa upp för att säkerställa att hyresgästen har mottagit och förstått den nya informationen.

---

4. Hur hanterar jag hyresavi för delvis betald hyra eller betalförseningar?

För att hantera delvis betald hyra eller betalförseningar:

• Nyktra till och sammanställ aktuella betalningar och utestående belopp.
• Skicka en pålminnelseavi som tydligt anger vilka poster som är delvis betalda och vad som återstår.
• Inkludera eventuella förseningsavgifter enligt hyresavtalet.
• Be om en tidslinje för resterande betalning om möjligt.
• Dokumentera allt och håll regelbunden kontakt med hyresgästen för att undvika framtida problem.

---

5. Finns det specifika krav för utformning och layout av hyresavi?

Det finns några grundläggande riktlinjer för utformning och layout av en hyresavi:

• Överskådlighet: Informationen ska vara lätt över att lita på och förstå.
• Standardformat: Följ standardformat för fakturor med tydliga rubriker och sektioner.
• Komplettera grafisk design med logotyp och färger som representerar varumärket.
• Textstorlek och typografi som är lättläst.
• Specificera all relevant information såsom betalningsuppgifter och hyresperiod tydligt.

Det är dock viktigt att säkerställa att all relevant information finns med enligt lokala lagkrav.

---

6. Hur skickar jag hyresavi digitalt på ett säkert sätt?

För att skicka hyresavi digitalt på ett säkert sätt kan du:

• Använda en säker e-posttjänst med kryptering.
• Skicka PDF-filer som är lösenordsskyddade.
• Använda digitala faktureringstjänster som erbjuder säker överföring.
• Meddela hyresgästen att hålla utkik efter hyresavin och bekräfta mottagandet.

Det skyddar känslig information och hjälper till att upprätthålla förtroendet mellan hyresvärd och hyresgäst.

---

7. Vad är den rätta rutinen för att uppdatera mina hyresgäster om ändringar i deras hyresavi?

När du behöver uppdatera hyresgäster om ändringar:

• Skicka ett skriftligt meddelande i god tid innan förändringen träder i kraft.
• Förklara orsaken till förändringen tydligt och på ett lättförståeligt sätt.
• Inkludera en exakt beskrivning av förändringen, vilket belopp som påverkas och från vilket datum.
• Erbjud en kontaktperson för eventuella frågor eller förtydliganden.
• Följ upp med en bekräftelse att meddelandet har mottagits och förståtts.

Det är viktigt att all kommunikation är dokumenterad och att du är transparent med dina hyresgäster.

---